Software Basis Data (MS Access)

SOFTWARE BASIS DATA (MICROSOFT ACCESS)

Ø Pengertian Basis Data

Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data.

Ø Fungsi Software Basis Data

-          Basis data merupakan salah satu komponen penting dalam system informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. 

-          Basis data menetukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

-          Basis data mengurangi duplikasi data (data redudancy).

-          Dengan mengaplikasikan basis data, hubungan data dapat ditingkatkan.

-          Basis data dapat mengurangi pemborosan tempat simpanan luar.

Ø Tampilan Program Pengolah Basis Data

§  Jendela Database

§  Design View

Terdiri dari :

a.       Field name

b.      Data type

c.       Description (optional)

d.      Field properties

§  Datasheet View

Ø Operasi Dasar Program Pengolah Basis Data

§  Memulai Microsoft Access

1. Klik tombol Start.

2. Kemudian pilih All Programs>Microsoft Office > Microsoft Office Access.

§  Membuka File Microsoft Access

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan. Selain membuka jendela database yang pernah dibuat juga bias membuka jendela database baru yang masih kosong dengan cara:

1.Klik menu file

2.Pilih new, atau pada toolbars klik tombol new

Untuk membuka file database dapat juga menggunakan cara berikut:

1.Pilih file > open dari menu bar

2.Klik tombol open yang ada pada bagian toolbars yang ada pada database

3.Tekan tombol shortcut key, Ctrl + O

§  Menyimpan File Program Pengolah Basis Data

1.Pilih file

2.Klik save as

3.Ketik nama filenya pada kotak dialog

4.Pilih ok atau save

§  Menutup File Basis Data

1. Klik menu file pilih close 

2. Klik icon control menu yang terletak disudut kiri atas pilih close 

3. Klik ganda pada icon control menu

4. Tekan tombol kombinasi shorcut Key  Ctrl + F4 atau Ctrl + W

5. Tekan tombol close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela database.

Ø Pengoperasian Perangkat Lunak Basis Data

Memperkenalkan Tabel

§  Membuat Tabel Dengan Cara Create Table In Design View

§  Membuat Tabel Dengan Cara Create Tabel Using Wizard

§  Membuat Tabel Dengan Cara Create Table By Entering Data

Ø Membuat Tabel Baru

Ø Mengubah Design Tabel

§  Menambahkan Field Baru Ke Akhir Tabel

§  Menyisipkan Field Ke Sebuah Tabel

§  Menghapus Field Ke Sebuah Tabel

§  Menghapus Field Dari Tabel

§  Mengubah Nama Tabel

§  Menghapus Tabel

§  Memasukkan Data

§  Memasukkan Record (Arsip)

§  Mengedit & Menghapus Record

§  Memasukkan & Menghapus Kolom

§  Mengubah Ukuran Basis & Kolom

§  Membekukan Tabel

§  Menyembunyikan Kolom

Ø Kunci Utama (Primary Key)

1.     Cara 1

a.      Klik kanan mouse pada arsip

b.     Klik dan klik primary key dari shortcut menu

2.     Cara 2

a.      Pilih dan klik tabel yang ingin diubah primarykey-nya

b.     Klik tombol toolbar Design

c.     Pilih dan klik nama field yang ingin dijadikan primarykey

d.     Pilih dan klik menu Edit-Primary key

Ø Mencari Data Dalam Tabel

1.     Buka tabel dalam tampilan datasheet

2.     Tempatkan kursor dalam suatu arsip dalam field yang ingin dicari dan pilih Edit-Find dari menu bar

3.     Masukan nilai criteria value dalam kotak find what

4.     Pili criteria sesuai dari match

5.     Klik tombol find next

Ø Mengganti (Replace) Data

1.     Pilih Edit-Repleace

2.     Ikuti langkah prosedur pencarian

3.     Klik tombol find next dan tombol repleace

Ø Hubungan Tabel

Ø Mengurutkan Data

Ø Mencetak Tabel

Ø Membuat Form

§  Membuat Form Dengan Wizard

§  Membuat Form Dalam Design View

Ø Mengatur Form